Les chefs d’entreprise sont unanimes : l’administratif leur gâche la vie. Trop chronophage, trop complexe parfois, sans compter qu’il faut conserver la plupart des documents pendant une durée déterminée ; ce qui demande, là encore, de l’organisation. Quelles sont les solutions ?
Archivage administratif : comment faire ?
Pour bien archiver des documents administratifs quand on est une entreprise, il faudrait leur dédier beaucoup de temps, au-delà donc de la simple lecture, à la réception ou quand on les envoie à des tiers.
En effet, selon leur nature, certains d’entre eux doivent être conservés deux ans, voire davantage avant de pouvoir être jetés. Il peut être tentant de les jeter avant le terme, mais cela serait une erreur : ils ont pendant toute cette durée, une valeur probatoire et se révèlent donc des éléments précieux en cas de situation litigieuse.
Cependant, si on met ces documents dans la salle d’archives, il y a fort à parier que deux ans plus tard, on sera passé à autre chose et qu’au final, tous les papiers qui s’y trouvent ne font l’objet d’aucun récolement, d’aucun tri et parfois même d’une absence de classement.
Comment faire quand on se voit réclamer un papier donné et surtout, comment faire quand on sait que l’on doit normalement digitaliser et conserver ces documents, à cause de la loi sur la transition numérique ?
Qui contacter pour avoir de l’aide pour ses archives ?
Pas de tri depuis quelques temps dans la salle des archives ? Il serait contreproductif de numériser des documents qui ne le méritent pas car si on a plusieurs années d’existence, les documents administratifs peuvent se compter en plusieurs milliers de feuillets, surtout si on a du personnel.
Comment faire pour organiser cette pièce et passer au numérique ? Tout simplement en contactant une société spécialisée dans l’archivage. Cela fait partie des compétences des personnes qui y travaillent de se rendre dans les structures pour les aider à faire le tri, classer et numériser leurs documents papier, afin ensuite de trouver une politique d’archivage électronique et ce, que ce soit pour des documents administratifs, mais aussi comptables etc…
Les archives qui n’ont plus de valeur probatoire ou qui ne servent plus à l’entreprise dans le cadre de son fonctionnement habituel sont détruites afin de ne pas pouvoir être utilisées. Pour rappel, elles contiennent toujours des informations et des données qui sont susceptibles d’être exploitées par des personnes malintentionnées. Une telle fuite pourrait impacter négativement l’image de la structure auprès des personnes concernées (clients, fournisseurs…).
Autre bonne nouvelle : une entreprise, si elle doit pouvoir communiquer toute information en cas de requête (par la justice, par le fisc), n’est pas obligée d’avoir ses documents papier sur site, si elle en a une version numérique. Pour autant, pas question de tout détruire car certaines entités préfèrent toujours les versions papier.
Certaines entreprises d’archivage proposent le stockage d’archives pour leurs clients et la récupération est toujours possible.
Une solution qui peut intéresser ceux qui n’ont pas de bonnes conditions de conservation pour la matière papier, du fait de l’humidité, par exemple ou encore ceux qui entendent utiliser l’espace qui se trouve dans la salle des archives pour un autre usage.
Dépoussiérage, récolement, tri, suppression, classement, choix de politique d’archivage numérique et digitalisation font partie du cœur de métier des sociétés d’archivage, mais d’autres proposent donc des services annexes qui peuvent rendre service à toutes les entreprises sans distinction de secteur d’activité ou encore de taille. Car même une petite entreprise peut être confrontée au désordre dans le cadre de ses archives administratives. Pouvoir compter sur l’aide de professionnels aguerris est rassurant pour pouvoir se décharger d’une contrainte, tout en répondant à l’envie de gagner en productivité, grâce au numérique.